Новости

Важные поправки к правилам бухгалтерского документооборота

Чиновники представили важные поправки к правилам бухгалтерского документооборота. В новом федеральном стандарте приводят четкое определение для понятий документы и документооборот, устанавливают правила составления и хранения бумаг. Предлагаем ознакомиться с изменениями, чтобы новшества не стали для бухгалтерии неожиданным сюрпризом и не обернулись проблемами на проверках.

Поправки к бухгалтерскому документообороту

С 2021 года по прогнозам Минфина начнет действовать ФСБУ «Документы и документооборот в бухучете» (приказ Минфина от 05.06.2019 № 83н). В нем чиновники закрепили формулировки следующих понятий:

Поправки к правилам бухгалтерского документооборота связаны с требованиями создания документов, их исправления, подписания и хранения.

Требования к бухгалтерским документам

Требования, на которые нужно ориентироваться при создании бухгалтерского документа.

Документы составляют на русском языке. Если их сформировали на иностранном языке, то должен быть построчный перевод.

Дата составления первичного учетного документа – это дата его подписания лицами, которые совершили операцию и кто ответственны за оформление документа.

Если учетный документ создавали на основе другого, содержащего сведения о факте хозяйственной деятельности, в нем отражают данные этого оправдательного документа.

Когда дата совершения операции не совпадает с датой оформления документа, то ее нужно отразить в первичке.

В первичные документы можно включать дополнительные реквизиты, которые не относятся к обязательным.

Компания имеет право формировать сводный первичный документ, если в нем отражают несколько однотипных операций. Также можно поступать и с отражением действий, длящихся во времени. Например, начисление амортизации или процентов. Сводная первичка также возможна для повторяющихся фактов. К примеру, поставка товаров партиями в разные дни, но по одному договору.

Сводный документ оформляют с периодичностью, которую определяет сама компания.

В качестве первичных документов можно использовать документы, которые оформили для фиксации отношений с контрагентами, сотрудниками, госорганами. Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении или авансовый отчет. Главное условие – в них должны быть обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете»;

Если создаете электронный документ, то надо обеспечить возможность его печати на бумаге.

Новые правила для исправления и подписания бухгалтерских документов

При работе с документами бухгалтеры должны будут учитывать следующее.

Перечень лиц, на которых оформляют ЭЦП, устанавливает сама организация. Исключение – ситуации, в которых законодательством установлен определенный вид ЭЦП.

Документы о движении денежных средств подписывают только руководитель и главный бухгалтер или лица, которые исполняют их обязанности.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства без подписи главбуха считают недействительными.

Электронный документ исправляют так, чтобы были видны правильные и неправильные данные. При исправлении указывают дату внесения изменений, а также электронные подписи лиц, которые составили документ и внесли корректировки.

Электронный документ можно изменять путем создания нового, в котором указывают когда, на основании чего и взамен какого документа его составили. Новый документ должен воспроизводиться только с первоначальным вариантом.

Новые требования к хранению бухгалтерских документов

В правила хранения документов бухгалтерского учета чиновники внесли следующие изменения.

Бухгалтерские документы нужно хранить в том виде, в котором их создали. Переводить бумажные документы в электронный формат нельзя.

Компания должна размещать базы данных информации, в которых собирают, записывают, систематизируют, накапливают, хранят, обновляют и изменяют сведения.

Доступ к первичным документам и регистрам бухучета предоставляют только с обязательным информированием главбуха.

График документооборота в бухучете

Компания может самостоятельно разработать график бухгалтерского документооборота. Его утверждают приказом руководителя как приложение к учетной политике. Кроме того, нужно ознакомить с графиком всех сотрудников, которых указали в качестве ответственных лиц.

В график включают наименования всех документов, даты составления и представления в бухгалтерию, а также указывают ответственных лиц. В графике также можно отразить поэтапное движение документов и сроки исполнения этих этапов ответственными сотрудниками.

Источник: Главбух
Вернуться в раздел Новости