Новости

Управление авансовой отчётностью: повышаем эффективность работы бухгалтера вдвое

Опыт компаний «АШАН Россия» и «Ниссан Мануфэкчуринг Рус» 

Оформление и обработка авансовых отчётов ассоциируется с бесконечной рутиной и бумажной волокитой, постоянными перепроверками для выявления многочисленных ошибок, повтором ручных операций и потерей драгоценного рабочего времени. Часто сотрудники компаний стараются увильнуть от отчётности, сдают необходимые документы не вовремя, из-за чего «зависают» довольно большие неучтённые денежные суммы.

Решение – в автоматизации процессов управления авансовыми отчётами и переводе документооборота в режим онлайн. Отсутствие прозрачности понесённых сотрудником затрат, сложность контроля расходов, ручной процесс утверждения, долгий жизненный цикл документов, не налаженная коммуникация между сотрудниками – всё это осталось в прошлом.

Как в АШАН Россия внедряли проект по автоматизации АО?

Ещё в 2014-м году компания АШАН Россия запустила проект по автоматизации авансовых отчетов с помощью бизнес-приложения Hamilton Apps.

На момент внедрения проекта сотрудники компании АШАН Россия вручную обрабатывали около 20 000 отчётов в год от примерно 3 000 подотчетных лиц. На оформление каждого авансового отчёта тратилось около 105-ти человеко-минут, а его жизненный цикл в общей сложности длился от 2-х до 6-ти недель.

«Как и любое предприятие, мы тщательно оцениваем свои расходы, — рассказывает Заместитель главного бухгалтера АШАН Россия Людмила Лобашева. — Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов. Если у вас много филиалов, много подразделений — это больной вопрос: кто как отчитывается, кто согласовывает, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

Распутать клубок проблем удалось с переходом на использование облачного бизнес-приложения, в котором работают и общаются все сотрудники компании (например, коммерсанты, работники с разъездным или удаленным характером работы), а каждый авансовый отчёт становится прозрачным.

Функционал приложения позволяет не только грамотно выстроить весь бизнес-процесс, но и адаптировать его под специфику любой компании.

Выделим основное:

·         различные виды АО (командировочные, общехозяйственные, представительские и т.д.);

·         установка бухгалтерских стандартов и контроля лимитов;

·         автоматические бухгалтерские проводки по расходам и расчету доп. дохода сотрудников;

·         возможность загрузки банковских выписок в соответствии с расходами;

·         обмен данными с внутренними модулями и системами;

·         автоматическое формирование и заполнение внутренних и нормативных печатных форм;

·         электронный архив первичной документации;

·         электронная авторизация менеджерами и финансовым отделом;

·         настройка уровней безопасности;

·         полная аналитическая отчётность.

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов в компании АШАН Россия удалось в 2 раза повысить скорость обработки авансовых отчётов и обеспечить 100% правильности их оформления, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, а также обеспечить обработку отчета сотрудниками из любой удалённой точки и оптимизировать работу более 60-ти человек из бухгалтерского и административного отделов.

Важно отметить, что приложение Hamilton Apps актуально как для больших, так и для малых компаний. На практике его внедряют как компании с 5-ю авансовыми отчетами в месяц, так и с 3000 – всё зависит исключительно от поставленных целей.

Впервые в России: ЭЦП на авансовых отчетах

Последней инновацией и серьёзным прорывом на российском рынке стала облачная электронная цифровая подпись на авансовом отчёте.

В текущем году впервые в России такой проект был запущен командой Hamilton Apps совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний – Ниссан Мануфэкчуринг Рус.

Финансовый менеджер компании Ниссан Мануфэкчуринг Рус Алёна Гатина рассказывает: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе, интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании. Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от дублирования электронного процесса бумагами».

Что говорит закон об использовании ЭЦП?

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи»:

·         Электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

·         Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

·         Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Заключение

Безбумажный процесс обработки авансовых отчётов позволяет свести время обработки документа до минимума, полностью исключить всевозможные ошибки при заполнении, а также избавиться от кучи бумаг и сократить ресурсы на постоянные пересылки документов.

Если Вы хотите рассмотреть такой проект в Вашей компании, получить экспертную консультацию по этой теме или задать интересующие Вас вопросы – свяжитесь с командой Hamilton Apps, кликнув сюда

Источник: Hamilton Apps

Вернуться в раздел Новости