Как передавать сведения о работниках, чтобы не получить штраф

Номер телефона, адрес и размер зарплаты — это персональные данные сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Передавать такую информацию третьим лицам без письменного согласия работника запрещено (ст. 88 ТК). Иначе компанию могут оштрафовать на 75 000 руб., а директора или другое ответственное лицо — на 20 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Как избежать штрафа

Получите от работника согласие на обработку персональных данных, если передаете информацию о нем третьим лицам. Так же поступайте и в ситуации, если сами запрашиваете о нем информацию из других источников.

Недостаточно получить одно универсальное согласие на все действия с персональными данными сотрудника. Запрашивайте его каждый раз, когда хотите передать или получить информацию о работнике (ст. 88 ТК). Например, получите от сотрудника два документа с согласием: первый — если вам нужно открыть ему зарплатную карту в банке. А второй — для передачи данных в охранную организацию, чтобы сотруднику изготовили пропуск. Можно оформить и один документ. Тогда пусть сотрудник четко укажет в нем, что дает согласие на передачу его персональных данных в банк и в охранную организацию.

Согласие получите заранее, то есть до того, как получите или передадите информацию. Обязательные реквизиты согласия на обработку персданных перечислены в законе (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Например, к ним относятся цель обработки информации, перечень персональных данных и срок, в течение которого их можно обрабатывать. Образец согласия смотрите в статье «Как хранить данные сотрудников, чтобы Роскомнадзор не подкопался».

Когда не надо оформлять согласие на обработку персданных

По общему правилу не обязательно брать у сотрудника согласие на обработку данных, когда принимаете его на работу. Однако это касается именно тех сведений, которые вы получаете в рамках трудового, коллективного договоров или локальных актов. Если же вы хотите получить дополнительную информацию, например номер телефона сотрудника, то согласие понадобится.

Не требуется получать согласие сотрудника, когда передаете о нем сведения в налоговую, ФСС или ПФР (п. 4 разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012). Это же относится и к информации, которую сотрудник разместил о себе в интернете.

Советуем почитать: