Как оформлять трудовые книжки – новые выводы Роструда
Трудовые книжки существую в России уже давно, но до сих пор бухгалтеры и кадровики делают в них ошибки. Поэтому мы решили напомнить, как же делать записи в самых распространенных ситуациях. За помощью мы обратились к Роструду и узнали новые неожиданные выводы.
Правила оформления трудовых для дистанционных работников
Сразу скажем, что трудовое законодательство разрешает не оформлять на дистанционщика трудовые книжки. И не важно, он только начинает трудовую деятельность или это место работы у него уже не первое (ст. 312.2 ТК). Но работник должен согласиться, что готов трудиться без записи в трудовой. Подтвердить стаж в будущем он сможет трудовым договором.
Зафиксируйте на бумаге договоренность с дистанционщиком о том, что вы не делаете запись в трудовой книжке. Например, напишите об этом в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Правда с согласием есть некая загвоздка – в законе нет четкого правила, в какой форме надо его получить: устно или письменно. Роструд разъяснил: компания вправе не вести трудовую книжку дистанционщика при условии, что с ним есть соглашение. Если документа нет, сотрудник должен представить трудовую книжку (доклад Роструда за IV квартал 2018 года). Направить ее можно по почте заказным письмом или принести лично.
Предположим, ваша компания – первое место работы для сотрудника. Тогда вам придется оформить трудовую. На то, чтобы заполнить ее, у вас есть семь календарных дней с даты, когда приняли дистанционного сотрудника на работу.
И вот тут снова возникают трудности – в правилах не сказано, как оформить запись у такого дистанционного работника. Редакция журнала «Главбух» советует делать запись как для обычного работника.
Образец заполнения трудовой книжки дистанционного сотрудника
Правила заполнения дубликата из-за ошибки в трудовой книжке
Исправлять ошибки должен тот сотрудник, который допустил ошибку. Но есть нюанс – не всегда есть возможность обратиться к бывшему работодателю. К примеру, если он уже ликвидировался. Тогда исправить ошибки может текущий работодатель.
Некоторые записи в трудовой книжке можно исправить только дубликатом. Например, если запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной уже после того, как новый работодатель сделал отметку о приме на работу. В этом случае выдайте сотруднику дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, которая признана недействительной.
Новую трудовую оформляют на обычном бланке. Одно отличие – вверху в правом углу титульного листа надо сделать отметку «Дубликат». В разделе «Сведения о работе» в графе 3 сначала укажите общий стаж на прошлых местах работы. Затем по хронологии делайте записи о работе у каждого работодателя. В конце сделайте отметку о вашей компании. Кстати, также оформляют дубликат трудовой, если ее испортили.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки
Правила заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника на другую должность
Сведения о переводе работника на другую должность также отражают в трудовой. И вроде бы тут никаких ошибок быть не может, но не все так просто. Роструд напоминает, что прежде чем сделать запись в трудовой книжке, почитайте его трудовой договор. Если в нем указано структурное подразделение, продублируйте его в записи о переводе.
Причем структурное подразделение писать обязательно, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение. В иных случаях можно обойтись без названия отдела.
Когда будете оформлять трудовую, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделайте запись о том, что сотрудник работает на другой должности. Указывать отдел или нет, зависит от формулировки в трудовом договоре.