Новости

Берегитесь транспортных компаний, которые не соблюдают новые требования

Проверьте свои авансовые отчеты на предмет «ненастоящих» чеков. Компании начали жаловаться, что несут новые убытки по расходам на проезд командированных сотрудников. Работники предоставляют странные чеки на проезд на автобусе до аэропорта и обратно. С одной стороны, затраты надо возместить, но списывать расходы опасно. Мы узнали, что за документы выдают в автобусе и что с ними делать.

Налоговики разрешили реже пробивать чеки: кому повезло >>>

Предпринимателям объяснили, что выдавать вместо чеков: образец документа >>>

Какие чеки приносят подотчетники и что о них думают в ФНС

Читатель поделился с нами чеком, который принес командированный сотрудник в качестве подтверждения расходов на проезд на автобусе до аэропорта. У бухгалтера возникли подозрения, что с документом что-то не то. И, как оказалось, не зря.

Как выглядит чек, который выдают в автобусе

Мы направили в ФНС этот документ и попросили пояснить, соответствует ли он требованиям законодательства. Вот какой ответ мы получили от Алексея Батарина, начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля Федеральной налоговой службы.

Напомним, что до принятия закона № 129-ФЗ в каждом транспортном средстве, где кондуктор либо водитель продавали проездные билеты, должен был быть кассовый аппарат. Такой обязанностью чиновники пытались сократить доходы, которые не могли отследить как налоговики, так и сами организации-перевозчики.

Правила работы с ККТ уже обновились и действующие в 2019 году нормы из закона № 54-ФЗ оптимизируют работу с кассами на транспорте. Перевозчики могут использовать следующую схему работы.

Во-первых, компании вправе применять «облачную» кассу. Это значит, что у организации, например, может быть всего один кассовый аппарат на автобусный парк (подп. 2 п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Во-вторых, организации могут не печатать кассовый чек, а отображать QR-код на дисплее валидатора или терминала водителя (п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). То есть после того, как пассажир приложит купленный у водителя проездной билет к валидатору, на дисплее появится QR-код.

В итоге, если пассажир хочет получить чек, то можно отсканировать появившийся QR-код и получить документ на свой мобильный телефон. Грубо говоря, такая схема аналогична ранее установленной для вендинговой отрасли.

Здесь следует сделать важную оговорку –  если в транспорте нет валидатора или специального терминала у водителя, то QR-код можно наносить непосредственно на сам проездной билет, который водитель печатает на специальном устройстве вместо кассы (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

В-третьих, в билетах и талонах на бумаге должны быть сведения, достаточные для идентификации и получения кассового чека или БСО в электронном виде. Причем, получить их можно бесплатно на информационных ресурсах ОФД или ИФНС. Отметим, что чек или бланк строгой отчетности должен быть сформирован строго в день расчета (п. 5.9 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Как быть с расходами

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд:

К расходам на проезд относятся:

По ТК работодатель обязан возместить расходы на проезд, но с учетом правил, которые закрепил у себя во внутренних документах. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работодатели определяют коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК).

Как мы описали выше, ФНС считает выданный чек оформленным с нарушением законодательства. А раз так, то использовать его в качестве обоснования для учета затрат рискованно.

Источник: Главбух
Вернуться в раздел Новости